Resmi bir e-posta yazdığınızı biliyorsunuz, eğer… durup “Bu çok mu sıradan?” veya “Hangi selamı kullanmalıyım?” veya “Bu doğru ton mu?”
Satış görevlileri, yazışmalarının çoğu için resmi e-posta kullanacaklardır. Mümkün olan en iyi ilk izlenimi vermeyi umarak kendinizi tanıtıyorsunuz ve her potansiyel müşteriyi VIP olarak görmek istiyorsunuz.
Bu resmi e-posta yönergelerini kullanmak, iş e-postalarınızın her zaman doğru notu aldığından emin olmanın kesin bir yoludur.
Peki, resmi bir e-postayı nasıl yazarsınız? İşte başlamak için dokuz kolay adım.
Önerilen makale: sosyal medya şirketleri hakkında bilgi almak ve güncel sosyal medya haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
1. Uygun şekilde selamlayın
İlk olarak, uygun bir selamlama seçin. “Merhaba”, “Merhaba” veya yalnızca kişinin adı gibi gündelik tanıtımlar, arkadaşlar, aile ve tanıdık meslektaşlarla gündelik yazışmalar için ayrılmalıdır.
Bir yöneticiye, iş ortağına veya potansiyel müşteriye hitap ediyorsanız, daha resmi bir ton kullanın. İşte göz önünde bulundurmanız gereken birkaç resmi e-posta selamlaması:
Şüpheye düştüğünüzde, her zaman gündelikten daha resmi bir selamlama seçin. Kaldırıma sonsuza dek tekme atmak için bir selam mı? “Sevgili Bay veya Bayan.” İşte nedeni.
2. E-posta adresinizi kontrol edin
İş takma adınızdan bir e-posta göndermiyorsanız, profesyonel olduğundan ve mevcut yaşam evrenizi yansıttığından emin olmak için kişisel e-posta adresinizi tekrar ziyaret edin.
Hala o sk8rgurl2003@aol.com adresini sallıyorsanız, adınızın ve soyadınızın bir kombinasyonunu içeren bir adrese güncellemeyi düşünün. Bu, ilk izleniminizin yetkili ve yetişkinlere uygun olmasını ve 2000’lerin başındaki bir kamyon şoförü şapkasının eşdeğeri olmamasını sağlar.
3. Profesyonel bir yazı tipi seçin
Okuyun: Mor komik sans’tan kurtulun. Arkadaşlarınız ve ailenizle kişisel yazışmalarınızda Papirüs yazı tipini kullanmayı tercih edebilirsiniz, ancak Arial, Times New Roman veya Calibri’yi seçerek profesyonel e-postalarınızı dikkat dağıtıcı şeylerden uzak tutun.
Ne de olsa, okuyucunuzun fark ettiği ilk şeyin yazı tipiniz değil mesajınız olmasını istiyorsunuz.
4. Konu satırınızı oluşturun
Optimum açılma oranları için konu satırınızı yedi kelime veya daha az tutun ve ilk e-postada aşırı esprili bir konu satırıyla okuyucunuzun gözünü kamaştırmaya çalışmayın. Konu satırınızı yazmadan önce kendinize üç soru sorun:
“İzleyicim kim?” – Yönetici mi, pazarlama müdürü mü yoksa küçük işletme sahibi mi? Kitlenizin kim olduğunu bilmek, ikinci adıma yardımcı olacaktır…
“Ne umurlarında?” – Konu satırınız, okuyucunuzun sizinle ilgili ilk izlenimidir (eksi e-posta adresiniz). Önemsedikleri bir şeye odaklanarak bunu değerlendirin. Bu, karşılıklı bir bağlantı, işle ilgili bir sorun veya önceden planladığınız bir toplantı olabilir. Konu satırınızı onlarla alakalı hale getirin ve e-postayı açık hale getirin.
“Konu satırım içindekileri yansıtıyor mu?” – Alıcınızı asla e-postanızı açması için kandırmaya çalışmayın. “Gelecek haftaki aramayla ilgili” konu satırına sahip bir mesaj gönderirseniz ve planlanmış böyle bir aramanız yoksa, spam olarak işaretlenmek ve tüm güveninizi ve güvenilirliğinizi kaybetmek istiyorsunuz.
Kısa, net ve öz, resmi yazışmaları açmanın en iyi yoludur. İşte bazı örnekler:
“HubSpot ile RE 6/8 demo araması”
“[Karşılıklı bağlantı] sohbet etmemizi önerdi”
“RE toplantısı: HubSpot ile demo görüşmesi”
“RE’yi Takip Edin: HubSpot ile Telefon Görüşmesi”
“[hedef] hakkında soru”
“Merhaba [isim], [soru]?”
“[potansiyelin şirketi] için bir [fayda]”
“[gerçeği girin] ortak noktamız var”
Daha fazla harika konu satırı ilhamı mı istiyorsunuz? Potansiyel müşterilerin açması, okuması ve yanıt vermesi garantili olan bu listeye göz atın.
5. Kendinizi tanıtın
İlk cümleniz onlara kim olduğunuzu söylemelidir – onlara hayat hikayenizi anlatmadan. Çoğumuz e-postalara adımız, unvanımız, şirketimiz ve şirketimizin ne yaptığı ile başlarız.
Birçoğumuz da buna benzer e-postalar alıyoruz ve henüz umursadığımız için ilk paragrafa göz atıyoruz. Kimin için ve neden yaptığını değil, gönderenin bizim için ne yapabileceğini bilmek istiyoruz.
İşte yapmamanız gerekenler:
Sevgili Nisan,
Benim adım Leslie ve Indiana Parklar ve Rekreasyon Departmanında park müdürüyüm. Indiana parklarını daha güzel ve ziyaretçi dostu hale getirmeye kendimizi adadık.
Bugün, daha fazla çocuğu parklara ve dışarı çıkarmaya yönelik yaz girişimimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyip istemediğinizi öğrenmek için size ulaşıyorum. Bir yaz kampı düzenlediğinizi biliyorum ve bazı açık hava etkinlikleri için parklarımızı kullanmak üzere sizinle ortaklık hakkında konuşmak isterim.
Daha fazlasını öğrenmek istersen bana haber ver.
Samimi olarak,
Leslie Knope
Bu e-posta uzun, April’a Leslie’nin kim olduğunu anlatmak için çok zaman harcıyor ve asla yerel parkları kullanmanın April’a ve yaz kampına nasıl fayda sağlayacağından bahsetmiyor. Bunun yerine şu selamlamayı deneyin:
Sevgili Nisan,
Yaz kampı çocuklarınızın (ve danışmanlarınızın) aynı yerde bir veya iki hafta geçirdikten sonra hiç ortam değişikliğine ihtiyacı var mı? Ben, Parklar ve Rekreasyon departmanından Leslie Knope ve bu yaz kampçılarınızın yerel parklarımızda biraz enerji yakmalarına yardımcı olmayı çok isterim.
Yaz parkları programımız hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz takvimimde zaman ayırtın: [Takvim bağlantısını ekleyin]
Yakında seninle konuşmayı umuyorum.
Samimi olarak,
Leslie Knope
Bu e-posta daha kısadır, avantajla başlar ve yalnızca Leslie’nin adı ve şirket adıyla devam eder. Ayrıca net bir harekete geçirme ifadesi ile kapanır. Daha mı etkili? öyle derdim
6. Her şeyi kısa ve öz tutun
Yukarıda tartışıldığı gibi, profesyonel e-postalarınızı alıcınız için önemli olmayan bir sürü “tüy” veya bilgi ile doldurmamak önemlidir. E-postalarınızı uzunluk ve netlik için düzenleyin ve mümkün olan her yerde madde işaretleri, yeni paragraflar ve listeler ekleyin. Bu biçimlendirme araçları, e-postanızın daha kolay okunmasını ve daha etkili olmasını sağlayabilir.
İşte yapılmaması gerekenlere bir örnek:
Merhaba Ron,
Benim adım Donna ve geçen hafta Carpenters of Indiana konferansında tanıştık. Müşterilerimden birkaçı için bazı sözleşmeli işlerle ilgili olarak sizinle görüşmek istedim. Özellikle, 50 park bankı, üç çardak ve sekiz çardak yapacak birine ihtiyacım var. Birkaç yerel marangozdan teklif topluyorum ve hafta sonuna kadar bana bu projeler için bir fiyat teklifi verebileceğini umuyordum.
Teşekkürler,
Donna Meagle
Bu hantal, Donna’nın mesajının en alakalı kısımlarını ayırt etmek zor ve dil biraz fazla gelişigüzel. Bunun yerine şunu deneyin:
Merhaba Ron,
Benim adım Donna ve geçen hafta Carpenters of Indiana etkinliğinde konuştuk. Şu anda aşağıdaki projeler için teklif topluyorum:
50 park bankı
3 pergola
8 çardak
Bu projelerin en geç 6 Haziran 2019’a kadar yapılmasını istiyorum ve tüm tekliflerin 15 Mart 2019’a kadar iade edilmesini talep ediyorum.
Çalışmanız etkileyici ve umarım sizden bir teklif alırız.
Saygılarımızla,
Donna Meagle
Bu e-posta çok daha doğrudan, profesyonel ve iyi organize edilmiş. Okuyucunun gözden geçirmesi kolaydır, en önemli bilgileri açıkça belirtir ve Donna’nın Ron’dan yanıt alma olasılığını artırır.
7. Resmi bir kapanış kullanın
Eve getirmeye hazır mısın? E-postanızı uygun şekilde kapattığınızdan emin olun. Yakın iş arkadaşlarınız için “Şerefe”, “Teşekkürler” ve “En iyi” gibi gündelik kapanış aşamalarını bırakın. Aşağıdakilerden birini seçin, daha resmi, aşağıda kapanır:
Bu imzalar, resmi e-postanızın son damlasına kadar doğru tonu taşır. İş ortaklarınızla yakınlık geliştirirken, daha rahat ve yaratıcı kapanışlar yapmanız normaldir. O zamana kadar, bu vedalar senin için en iyisi.
8. Profesyonel bir imza ekleyin
E-posta adresiniz ilk izlenim ise, e-posta imzanız son izlenimdir. Aşağıdakileri içerdiğinden emin olun:
Adınız
İletişim bilgileriniz (telefon numarası, web sitesi, takvim bağlantısı (uygunsa), adres)
Unvanın
Profesyonel bir vesikalık
Yakın zamanda aldığınız profesyonel ödüller için bir bağlantı veya rozet
Uygun sosyal medya kanallarına bağlantılar (örneğin, LinkedIn veya Twitter)
Gerçek insanlardan mükemmel e-posta imza örnekleri görmek ister misiniz? Profesyonel e-posta imza örneklerinden oluşan bu genel listeye göz atın.
9. Redaksiyon
Bu basit gibi görünebilir, ancak aynı e-posta taslağını arka arkaya üç kez okuduğunuzda neyi gözden kaçırdığınıza şaşıracaksınız.
Gözünüze güvenmek yerine, e-posta metninizi Microsoft Word’e bırakın ve “İnceleme > Yazım ve Dilbilgisi” aracını kullanın.
Ya da cümleleri, virgül eklerini ve diğer sinir bozucu gramer hatalarını düzeltmek için mesajınızı kopyalayıp Hemingway Editor’a yapıştırın.
Alıcınızın adını ve şirket adını doğru yazdığınızı her zaman iki kez kontrol edin. Gelen kutumun tüylerini diken diken eden bir şey varsa, o da internette her yerde adım “Meg” olarak listelendiğinde “Megan”a gönderilen bir e-postayı görmek veya birinin bana “Hubspot”u ne kadar sevdiğini söylediğini görmektir. doğru büyük harf kullanımı “HubSpot” şeklindedir.
Resmi E-posta Şablonu
Artık resmi bir e-postanın en önemli dokuz özelliğini ele aldığımıza göre, hemen hemen her durumda kullanabileceğiniz bir şablon oluşturmak için bunları bir araya getirelim.
[Uygun konu satırı]
Sevgili [İsim],
Benim adım [Adınız] ve [sunduğunuz avantajı veya onlardan talebinizi belirtin] için ulaşıyorum.
[Ana noktanızı destekleyen iki ila üç cümle ve gerektiğinde madde işaretli liste veya kalın harflerle yazılmış terimler].
[Uygun olduğunda CTA’yı dahil edin].
Saygılarımla,
[İmza]
Resmi E-posta Örneği
Bir şablonu çalışırken görselleştirmek zordur, bu nedenle yukarıdaki şablonu hayata geçirmek için tüm en iyi uygulamalarımızı kullanarak bir örnek oluşturalım.
RE: Parks & Rec + Sweetums Önerisi
Merhaba Nick,
Benim adım Tom Haverford ve geçen hafta Sweetums’un 2019’da tüm Indiana parklarına özel limonata tedarikçisi olma teklifi hakkında konuştuk.
Aşağıdakileri tartışmak için ilgili takvimlerimizde bir toplantı ayarlamak istiyorum:
Limonata, parktaki yeme-içme merkezlerine ne zaman teslim edilecek?
Limonata ölçüleri ve fiyatları
Kullanılmış limonata bardakları için geri dönüşüm çalışmaları
Lütfen takvimim için buradan zaman ayırtmaktan çekinmeyin: [Takvime bağlantı]
Saygılarımla,
Tom Haverford
Yönetici, Pawnee Parklar ve Rekreasyon
123-456-7890
“Sağlıklı Parklar, Sağlıklı Siz” girişimimizle ilgili son makaleme buradan bakın.
Resmi bir e-posta yazmak korkutucu olmak zorunda değil ve havasız da olmak zorunda değil. Daha iyi profesyonel e-postalar için bu dokuz ipucunu kullanın ve yazışmalarınızın size hak ettiğiniz saygıyı kazandırdığından emin olun.
Daha fazla e-posta şablonuna erişmek mi istiyorsunuz? Potansiyel müşterinizle bir ilişki başlatmanız garanti olan bu şablonlara göz atın. Ve neredeyse herkesin e-posta adresini tüyler ürpertici olmadan nasıl bulacağınızı öğrenmek için buraya tıklayın.
Pazarlama ve İnovasyon 